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【荐读】按轻重缓急处理工作—四象限法则教你提高工作效率

发布时间:2018-05-21 09:37:46

 很多人忙碌一天下来却发现非常重要的事情没有做!这也是终日忙碌却不能达成目标的主要原因。因此,工作任务的安排要注意轻重缓急。这正是时间管理的一个重要法宝——时间管理四象限法则所提倡的。它能帮助大家如何合理分配时间,不至于搁置最重要的事情。

 

四象限法则

时间管理四象限法则,是由著名管理学家史蒂芬·柯维提出的一个时间管理理论。按照该法则,我们每天面对的纷繁复杂的事务,均可按照重要和紧急两个不同的程度进行衡量,基本上可以将事务分为四个象限:重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。

 

 

第一象限重要又紧急的事

 

诸如应付难缠的顾客、处理个人危机、住院开刀、处理顾客投诉、送货收款以及有期限压力的事情。这样的事情,会让人时刻有压力感。如果此类事情做得过多会让人心力交瘁。

 

第二象限重要但不紧急的事

 

包括制定目标与计划、开发新的顾客资源、日常顾客的维护、人际关系的建立、参加培训学习、问题的发掘与预防、锻炼身体等等。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更多的压力,在危机中疲于应付。

 

第三象限紧急但不重要的事

 

诸如突来不速之客、意外的电话、临时会议、他人的请托、符合别人期望的事情都属于这一象限。这类事情因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。很多时候,我们花大量时间在此象限打转,大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。

 

第四象限不紧急也不重要的事

 

诸如无聊的小说、毫无价值的电视节目、闲聊、网络游戏、业务不相关的电话等等都属于此象限。虽然有时候,在我们很忙很累的时候,需要这样的事情来放松或缓解压力,但是如果将此类事情没有控制的去做,反而对身心有损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

 

现在,我们对时间管理的四个象限有了比较清楚的认识,那么,你认为这四个象限的事情应该分别按照怎样的方式处理呢?正确的处理方式是遵照4D原则。

 

4D原则

 

针对四个象限的不同处理原则可简称为4D原则。

 

对于第一象限的事情

 

立即去做(Do it now!)

 

第一象限的事情,是我们压力和危机的源头,必须立即去做!否则后果非常严重。

 

对于第二象限的事情


有计划的去做(Do it a planned way!)


第二象限的事情,虽然不是那么紧急,但是如果你现在不重视它,它随时都可能发展成重要而紧急的事情。因此第二象限的事情要定好时间有计划地去做。

 

对于第三象限的事情


授权或委婉拒绝(Delegate!)


第三象限的事情,我们应该认识到它是我们忙碌而且盲目的源头。对于这个象限的事情最好授权让别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的投入。

 

对于第四象限的事情


尽量别做(Don’t doit!)


第四象限的事情,是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫时,你可以通过一些不重要不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入太多的精力,否则就是浪费生命了。所以第四象限的事情尽量别做!

 

 

大道至简,我们把所有遇到的事情进行四象限的分类之后,再按照相对应的原则去处理,就可以立刻看到效能的提升。

 

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